首先，作為秘書要通過和領(lǐng)導(dǎo)溝通，了解領(lǐng)導(dǎo)的會議的意圖，做到心中有數(shù)。
其次，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，明確會議的目的、要求、任務(wù)和作用，并根據(jù)這些因素做好會議的安排，緊急會議要馬上確定會議的時間、地點、主持人、參加人員、會議議題、會議方式。并及時做好會議通知。
再次，做好會議文件材料的準備工作，及會場的布置、接待工作。會議過程中做好記錄。 最后，會后要及時向領(lǐng)導(dǎo)請示匯報。
1、明確會議目的
每一次開會都應(yīng)該有明確的會議目的，在發(fā)出會議邀請函并安排的時候，首先應(yīng)該詢問自己，為什么應(yīng)該舉辦這次會議，我想從這次會議中得到什么樣的結(jié)果。比如會議的目的是要討論產(chǎn)品的定價方案，目的就是要討論不同的定價方案，最終通過會議確定最終的定價方案；如果會議的目的是分析競爭對手，那么最終就要得到如何和競爭對手展開競爭的方案。
2、設(shè)置會議時間
開會前，應(yīng)提前確定好會議持續(xù)的時間，結(jié)合第一個原則[Purpose]，給出會議應(yīng)該持續(xù)的時間，其目的是為了在確定的時間內(nèi)達到會議的目的。雖然對每一次會議都沒有固定的時間限制，但會議的時間，通常是越短越好。但很多時候，會議通常會超出我們的安排，使得會議變得低效。設(shè)置會議時間的目的是為了讓會議變得更加精確，使每一個會議的參加者都能夠貢獻自己的意見和建議。
3、安排會議日程
第三個原則是按照會議的目的和時間，安排好會議的日程，會議日程可以幫助會議有目的的進行，如果會議沒有明確的日程做保障，很可能出現(xiàn)的問題就是，會議超出了原有的時間，或者會議沒有達到既定的目的。會議日程也可以保證會議的參加者都可以在會議上發(fā)生。我們常接觸到的一些國際大會都是有明確的日常的，日程保障了會議有效的進行，而辦公室日常的會議也有日程的安排，則會收到更好的效果。
4、積極準備會議
要保證在確定的時間內(nèi)達到會議的目的，就要求參會者積極的準備會議，每一個會議的參會者都應(yīng)該為會議準備一些問題，或者帶著問題去參會，這便可以更好的提高會議的效率。試想一下，如果在會前，沒有積極的準備會議，那么在會議過程中，我們便會在聽會的時候，抽出時間來去準備會議，三心二意，既浪費了時間，會議的目的也許沒有達到。
5、專注會議過程
參會人員在會議過程中應(yīng)當(dāng)專注，應(yīng)集中精力在會議上，避免處理其他工作。我在工作中參加會議時，常常有同事去處理其他的事情，他在會議上只是一個擺設(shè)，參會只是例行公事，不參與討論，不提供意見，如果有問題問到時，甚至還需要多次重復(fù)問題，如此分心參加會議，很難達到會議目的。
6、確定會議領(lǐng)導(dǎo)
最后，會議應(yīng)該有明確的負責(zé)人，負責(zé)人目的保證會議的前五個原則高效進行。
會議有目標，就容易實現(xiàn)目的，的目的，時間，日程，準備，專注，領(lǐng)導(dǎo)六個原則，可保證會議的
正式會議的話第一排一般是做一些主持人啊或者是一些講者啊，然后后面就是一些來聽的。參會的人
領(lǐng)導(dǎo)席區(qū)，參會主要領(lǐng)導(dǎo)在中間，然后按職務(wù)大小分列其右、左排列
根據(jù)公務(wù)會議的話，我們往往需要一些座次的安排，座次安排，最主要的就是安排領(lǐng)導(dǎo)的座位，其他老百姓的座位是無所謂，那么領(lǐng)導(dǎo)的座位一般是坐在主席臺上最中間的地方。其他的領(lǐng)導(dǎo)按照這個級別大小，意思是坐在主要領(lǐng)導(dǎo)的左邊和右邊，這樣分出去就行了。
召開會議必須有會議主題。圍繞會議主題確定會議議程，這是主辦會議的前期準備，此項工作由會議主辦單位確定。而會議安排則不同，一般來說，會議安排是指會場布置，座位安排，參會人員報到，住宿，用膳以及交道工具等等。一些重要會議還要邀請上級領(lǐng)導(dǎo)，有關(guān)單位以及媒體參加等。
組織會務(wù)工作小組，確定會務(wù)組領(lǐng)導(dǎo)及成員，制定會議準備工作部署；
2、研討會議主題、會議時間、會議地點、參會人員、會議內(nèi)容、會議材料種類、數(shù)量；
3、發(fā)布會議通知，包括會議時間、地點、提交會議材料格式要求、參會人員；
4、確定明確的會議議程、落實參會人員參加情況、會議具體地點情況、參會人員住宿安排情況、會議車輛情況，安全應(yīng)急預(yù)案情況，形成會務(wù)指南樣稿，經(jīng)會議小組領(lǐng)導(dǎo)確認后開始印刷；
5、根據(jù)確定的會議議程，制定會議預(yù)算，申請專項會務(wù)費用；
6、確定橫幅、參會證、桌簽、路引的樣式和內(nèi)容，經(jīng)會議小組領(lǐng)導(dǎo)確認后，開始制作橫幅、參會證、桌簽；
7、組織布置會議室，并確定室內(nèi)各項設(shè)備到位情況，包括桌椅擺設(shè)、投影儀、會議電腦、麥克風(fēng)、電話會議機、打印機、錄音筆、激光筆、電源、紙、筆、飲用水、鮮花、茶歇、應(yīng)急藥品、攝影攝像設(shè)備；
8、檢查各項宣傳材料到位情況，包括橫幅、路引、桌簽、參會證；
9、檢查各項會務(wù)資料到位情況，包括匯報材料、會務(wù)指南；
10、檢查會議住宿、餐飲安排情況，如有晚宴，要協(xié)調(diào)好地點、酒水；
11、跟蹤參會人員行程安排，人員到位后發(fā)放資料袋，包括會務(wù)指南、參會證、紙筆、溫馨提示；
12、安排好會議車輛，迎接參會人員到達會議地點，安排參會人員住宿；
13、會議前期，全面檢查各項工作落實情況，安排好指引人員、會議記錄人員、會議電腦投影儀操作人員、攝影攝像人員；
14、會議開始前，做好參會簽到，向會議主持人通報人員參會情況；
15、會議開始后，安排會議期間茶歇的催要，會后餐飲落實；
16、會議結(jié)束后，回收自帶設(shè)備、整理會議紀要，發(fā)布會議
最上座董事長，左邊總經(jīng)理右邊副總經(jīng)理
時間，地點，會議內(nèi)容，主持人，參加會議人員
座位中間最大，中間兩側(cè)依次遞減。
